الثلاثاء، 4 أغسطس، 2009

كيف تجهز ادوية صيدلية جديدة

كيف تجهز ادوية صيدلية جديدة

اعداد :د. محمود حسن(المراقب العام للمشروع)تجهيز الدواء لصيدلية جديدة المراحل:1- الاعداد والتخطيط2- الشراء3- الرص والترتيب4- المراجعةالمطلوب:1- افراد :ا - بالمجهود ب - بالخبرة2- جهد كبير3- وقت مناسب
المرحلة الاولى:1- الاعداد والتخطيط - اهم مرحلة واسهل مرحلةالتوقيت:من انتهاء اخر معاينة او قبل الافتتاح بشهر ونصف على الاقل او شهرين (فى حالة وجود برنامج وتكويد للدواء) الخطوات:1- تحديد مبلغ الشراء2 - تحديد شركات الادوية3 - التكويد لدى الشركات4-تحضير قائمة الادوية للشراء
1- تحديد مبلغ الشراء: " وهو تحديد المبلغ المقترح لشراء الادوية والاكسسوارات ويختلف من صيدلية لاخرى على حسب المنطقة والمتوقع للمبيعات "-ارشادات:- يمكن تحديد المبلغ عن طريق سؤال احد الخبرات- عن طريق معرفة قيمة جرد اكثر من صيدلية مشابهة فى الظروف والايراد المتوقععلى سبيل المثال (لايعتد بها نظرا لاختلاف الظروف):الايراد المتوقع =( 200 :350 ) جنية الشراء = ( 25 :30 ) الف--------------=(حوالى 500) ----- ---=(40 :50 )--------------= (حوالى الف) ---------=(حوالى 85)ونكرر ان المثال لاينطبق على اماكن كثيرة كما ان نسبة الشراء من الاكسسوارات تختلف من مكان لاخر0بعد تحديد المبلغ الكلى- احسب المبلغ المخصص لشراء الدواء
2 - تحديد شركات الادوية: شركات الادوية فى الاغلب نوعين :أ‌- شركات توزيع لجميع الاصنافب‌- شركات ام لاتوزع الا اصنافها فقطمن الافضل عدم التعامل عند شرائك مع الشركات الام الا مع الشركات المحتفظة لنفسها بالتوزيع فقط ( غير موجود مع اى شركة اخرى) وهى قليلة ولكن اصنافها فى غاية الاهمية" امثلة: فى مصرالشركات تختلف فى قوتها وكفائتها من مكان لاخراكبر الشركات الموزعة (المتحدة - بن سينا – فارما اوفر سيز – المؤسسة – جمعيات الصيادلة)من الشركات التى لاتوجد بعض اصنافها لدى هذة الشركات ( كيمى فارم -سوفيكو- مالتى فارم" --اذا حدد قائمة بهذة الشركات ورتبها حسب الاولوية -كيفية الترتيب تعتمد على سمعة الشركة وادائها فى المدينة كما تعتمد على عدد وتافر اصناف الدواء لديها
3- التكويد لدى الشركات: "ويقصد بة ان تكون بياناتك مسجلة لدى الشركة ويظهر لصيدليتك كود على كمبيوتر الشركة"الغرض من سرعة اتمامة:ا- بعض الشركات يستغرق التكويد فيها وقت طويل فممكن عند بدء طلب الشراء يحدث تاخير حتى يتم التكويدب- معرفة اى من الشركات لها الاولوية فى الترتيب عند الشراءالمستندات المطلوبة: صورة كلا من- الرخصة- البطاقة الضريبية- السجل التجارى (البعض لايطلبة)- بعض المؤسسات تشترط احضار خطاب تكويد او ربط من ادارة الصيدلةخطواتة:أ‌- تجهيز المستندات المطلوبةويبدأ من وقت استلام الرخصة من الادارة وبها تقوم بأستخراج الاتى:---البطاقة الضريبية --- السجل التجارىب‌- التكويدطرق التكويد:-عن طريق تسليم المستندات الى مقر الشركة- جمع تليفونات مندوبى البيع والاتصال بهم وتسليمهم المستندات-تكليف صيدلى بتسليم المستندات للمندوب عند المرور علية"ويفضل الجمع بين كل الطرق –على ان تتابع يوميا هل تم التكويد ام لاكما من المهم ان تكود الصيدلية فى هذة المرحلة لدى 3 شركات موزعة على الاقل"بنهاية هذة الخطوات اصبح لديك الاتى :1- قيمة المبلغ الخصص لشراء الدواء2- قائمة مرتبة للشركات3- كود فى 3 من الشركات الموزعة الكبرىعلى الاقل
4- تحضير قائمة الادوية " ويقصد بها المرجع الذى سنطلب من خلالة الاصناف وعددها "- من المهم ان يكون الورق او المرجع الذى سيتم الطلب من خلالة ثابت وموحد طوال فترة الشراء (ضياعة فى اى مرحلة سكلف مجهود ووقت كبير )- قم بالحصول على نسخة من قائمة الادوية من برنامج لصيدلية (تفضل ذات الايراد المرتفعومن الافضل جدا ان تكون مرتبة ابجديا (لسهولة المراجعة من على الرف فيما بعد)ولكن لامانع ان كانت مرتبة شركات- قم بعمل نسخة احتياطية منة- فى حالة عدم وجود نسخة برنامج من الممكن نقل الاصناف من اى صيدلية ولكنها متعبةجدا جدا لاننا نحتاج لكتابة الاسعار ولكنها مفيدة جدا للتدريب النهائى واسترجاع المعلومات- قم بعمل اكثر من عمود خالى بجوار اسم الصنف (هامش) لكتابة العدد المطلوب ,واى ملاحظاتتحديد العدد المطلوب من كل صنف:" وهى عملية معقدة حيث يجب المؤائمة فيها بين المبلغ المحدد للشراء وتحديد الاعدادكما انها تختلف من صيدلية لاخرى على حسب مدى تداول هذة الاصناف , فما هو يطلب بكثرة فى صيدلية ما لايشترط ان يطلب بنفس الكثرة فى اخرى" ولذلك :-الاستعانة بصيدلى خبرة عند تحديد الاعداد مهم جدا- بفرض عدم وجودة نحاول الاستعانة بأى صيدلية متعاونة فى نفس المنطقة فان لم يتيسر- نستعين بصيدلية بعيدة عن المنطقة ولكن تتساوى فى مبيعاتها مع المبيعات المتوقعة للصيدلية- تنقيح القائمة:- عن طريق حذف الادوية التى لم تعد تنتج- حذف الادوية المستبعدة من الشراء فى البداية مثل الاصناف المرتفعة الثمن جدا- محاولة تحديد الاصناف الناقصة فى السوق وعمل لستة منفصلة لها والتفكير الدائم فى محاولة توفيرها من اكثر من مصدر0(مع عدم حذفها)- الحسابات:- لديك الان الاصناف المطلوب شرائها وعددها وسعرها يبقى ان نقوم بالضرب والجمع لمعرفة المبلغ المطلوب- من الطبيعى ان يحدث عدم تطابق بين ما هو مطلوب والمبلغ المحدد للشراء لذا فالتعديل سهل فى هذة المرحلة حتى نصل لاكبر قدر من التطابق- لسهولة وسرعة العمل يفضل توزيع عملية الحسابات على اى افراد لهم دراية بالحسابملاحظة:فى الصيدليات المستخدمة لبرنامج يكون شراء وتجهيز الكمبيوتر والبرنامج للعمل والتدريب علية خلال هذة المرحلة وهى مرحلة التخطيطبنهاية المرحلة الاولى وهى مرحلة الاعداد والتخطيط اصبح لديك الاتى:1- اكواد فى شركات ادوية وتستطيع الان طلب اى طلبية منها2- قائمة مجهزة بأسماء الادوية والعدد المطلوب شرائةهل انت الان مستعد لعملية الشراء ؟
المرحلة الثانيةالشراء كيف يحصل الصيدلى على ادويتة؟من خلال عدة طرق وغالبا ما يتم الجمع بينهم:1-التليفونعن طريق الاتصال بالشركة وطلب الاصناف ولان المتلقى امام الكمبيوتر فهو يحدد لك اذا كان الصنف المطلوب موجود ام لا , وبالتالى يمكنك حذفة او طلبة من مصدر اخروجدير بالذكر انك تحدد للشركة ميعاد معين يتصلوا بك لاخذ الاوردر او الطلبية2- المندوبعن طريق مندوب الشركة الذى يحضر للصيدلية ويأخذ منك ما تطلبة ويسلمة للشركة,ولكنك لن تعرف ما هى نسبة تحقيق ما طلبيتة الا بعد وصول الطلبية3-الذهاب للشركةوميزتها انة يمكنك استلام طلبيتك فى نفس الوقت-------------------------------- -----------------ولكن نحن الان فى مرحلة التجهيز ,مما يعنى اننا نحاول ان نركز طلبيتنا من اقل عدد من المصادربمعنى نحاول عمل 3 او 4 طلبيات نحقق بهم 95% من قائمة الادوية المحددة سابقا------------------------------------------------الخطوات:1- اتصل بالشركة رقم 1 فى جدول الاولوية المحدد سلفا—ويفضل الذهاب بنفسك اليها والجلوس بجانب مستخدم الكمبيوتر2- من قائمة الادوية ابدا بطلب صنف صنف وصفحة صفحة بالترتيب3- الصنف الموجود ضع امامة علامة مميزة او علمة وهكذا الغير موجود—اما الصنف الذى لايتوفر كل العدد المطلوب,اى انك محتاج 5 ولايوجد سوى 2 فالافضل ان تاخد ال 2 ونكتب بجاورة ناقص 3لان هذا افضل من نطلبة من مصدر اخر4-الصنف الغير موجود حاول تعرف لية:مش موجود---او ناقص---او معرفوش—او يدل على من يوزعة5- كرر نفس الخطوة مع باقى الشركات حسب الترتيبالتوقيتات:بعد الاتصال بأول شركة من المفترض ان تصل الطلبية خلال 48 ساعة لان الطلبية كبيرةفمتى نتصل بالشركة رقم 2؟يتوقف هذا على استعدادك من حيث الافراد وحجم الصيدلية لاستقبال الطلبية من الشركة 1الافضل؟ (كما سيتضح لاحقا فى مرحلة الرص)الاتصال بالشركة فى نفس يوم وصول الطلبية من شركة 1, او ثانى يوم صباحاوهكذا نكرر مع شركة 3لكن هناك وقت غير مستغل بين الطلب والوصل؟انت محتاج هذا الوقت لمراجعة قائمة الادوية وتنقيحهافبعد وصل كل طلبية انت تحذف الاصناف التى وصلت الى ان يتبقى لديك عدد من الاصناف لم يصل المفروض انة لايتجاوز4 او 5 فى كل صفحة وطبعا فية صفحات كلها موجودة ,اذامطلوب نقل كل الاصناف التى لم تصل فى اجندة خارجية والسؤال الدائم عن مصدرهاملاحظة:الشراء من المخازن:البعض يفضل الشراء من المخازن المعروفة والموثوق بهاوعلى هذا سيتم اعتبار المخازن مثل الشركات مع ميزة اكثر انك ستحضر الطلبية بنفسك وستاخذها معك الى الصيدلية ,زلكن هذا يتطلب منك مجهود اكبر:1- مراجعة الفواتير بدقة متناهية2- الدفع نقدا فورى3- عند وصول الطلبية للصيدلية مطلوب اخراجها من الاكياس والصناديق فورا لعدم تلف شكل العبوات ولاتنسى انك صيدلية جديدة ومفترض ان كل الاصناف تكون ذات عبوات سليمة 4- لذا فبعد شرائك وعمل الحسابات ستكون مجهد فيجب تحضير مساعدين فى الصيدلية للمساعدة فى اخراج الادوية5- المخازن توفر نسبة 60% من الادوية على اكثر تقريب6- لذا فلاتهمل الشركات والتكويد كما ذكرنا فى مرحلة التخطيط الادوية وصلت للصيدلية ؟ نعمهل تعرف طريقة سهلة لرص وترتيب الادوية؟المرحلة القادمة الرص والترتيب
النواقصمشكلة كبيرة يواجهها اصحاب لاصيدليات لعدم توافر الصنف فجأة وممكن يكون صنف مش شغال اصلا مانحسش بيه بس لما ينقص بتبقى كارثة ووممكن يكون من الأصناف الحيوية زى البيورنكس الوقتى ماتكفيش صيدلية 50 علبة لو موجود أصلا فما بالك لو نقصطيب هنفتح جديد ومش عارفين ايه النواقص هنعرفها ازاى ده بيكون من خلال اقرب صيدلية ليك طبعا الصيدلى هناك مش هيتأخر عنك بتقعد معاه بتعرف منه الطابع المميز للمنطقة لانه بالطبع زباينك همه اصلا زباينه طيب لو فرضنا انه مارضيش يقولك على حاجة مع ان رايه كان هيبقى مفيد ليك جدا لانه كمان هيعرفك كميات الدواء اللى ممكن توفرها فى صيدليتك لو مارضيش هتسأل اى صيادلة قدام فى المنطقة او فى البلد عامة عن النواقص الموجودة وتعمل بها قائمة معينة كده عرفنا النواقص طيب أزاى هنجيبهاقاعدة عامة (مافيش شركة فيها نواقص بس لمين هتطلع؟؟؟؟)إذا انت واحد هتفتح صيدلية جديدة ومكود جديد عند الشركة ومش بس كده هتدفع نقدى كمان لان ده شرط فى اول طلبيه ليك مع الشركة انك هتدفع نقدى عند الأستلام وبعد كده ممكن اجل او نقدى اخر الشهر اذا انت مكسب للشركة دى وماتبصش على طلبتك دى لا بص انك هتبقى عميل عنده على طول يعنى من مصلحته انه هيخدمك فى كل حاجة تؤمؤه بيهازى ماقال الدكتور خالد خلى نواقصك من مصادر محدودة يعنى من 3-4 بس ومن رايى يكون 2 منهم مخازنوفى كل مكان هتدخله ماتقولوش انت عاوز ايه لا قوله انامعايا قايمة نواقص هتوفرمنها ايه هافرش من عندك الصيدلية وهكود معاك صدقنى لو مافيش حاجة موجودة عنده لاوقتى هيجيبهالك لو حتى هيتريهالك من اى حته المهما ن يكسبك ويسكب تاعمله معاكهيفضل بعض النواقص اللى مش ممكن ابدا حد هيعرف يجيبها حتى ولو كانت فى الشركة الأم طيب هنعمل ايه ممكن تشتريها من اى صيدلية انت تعرفها والصيدلى يساعدك فيها حتى ولو كانت بسعر جمهورها بس المهم انك وفرتهاطيب ورقة النواقص دى جيبناهه اهه نرميها بقى لا استنى شوى فيه بعض الزباين اللى بساميهم لصوص لاصيدليات بمعنى انهم عارفين ان حضرتك فاتحة جدديد وممكن يكون عندك دواء ماتعرفش انه ناقص ومش موجود ييجولك ويفهموك انهم زباينك الوقتى وياخد من عندك النواقص بس لازم تكونى حذرة فى التاعمل معاهم لانهم هياخدوا منك كل النواقص وماعدوش جايينلك تانى وده بيكون على حسب تقيدرك فيهموفيه زباين طبعا ممكن تكسبهم من الموضوع ده وهيعرفوا ناك الطرشوبى فى بلدك وموجود على فكرة بالمنتدى موضوع متعلق بالنواقص الموجودة ياريت لو تمر عليهوربنا يوفقك

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق